Mapeamento dos Processos Financeiros – Como o BPO pode ajudar?

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Ignorar o mapeamento dos processos financeiros da sua empresa pode ser a sua sentença de falência, antes da pandemia acabar

Agir de maneira estratégica e cautelosa nunca foi tão preciso para a sobrevivência da sua empresa. Portanto, entenda hoje como o mapeamento dos processos financeiros pode ser o grande salvador do seu negócio!

Assim como na vida, em que a única certeza que temos é a morte, na gestão do seu negócio não é diferente.

Empresa, empresário, colaboradores, fornecedores, investidores e até uma parcela de participação do Governo, compõem todo um sistema que, quando unido e interligado, dão forma e vida a um organismo, que respira, pulsa, caminha, adoece e se recupera também.

Existem empresas que duram por séculos, da mesma forma que existem empresas que morrem de maneira prematura, tudo depende da sua administração.

Sendo assim, em um cenário como o que estamos, cheio de incertezas sobre o posicionamento do Governo, sobre o desenvolvimento da pandemia e sobre os rumos da economia, contar com a nossa única certeza em vida não chega a ser uma opção desejável a qualquer pessoa, empresário ou empresa.

Dessa forma, assim como temos que fazer em cada dia, é preciso parar, pensar e tomar as melhores decisões, pois sobreviver é algo muito maior do que simplesmente ter o coração batendo, o CNPJ ativo ou um nome limpo, mas sim, conseguir fazer as nossas atividades com plenitude – mesmo com todas as adversidades que se apresentam –, conseguir pagar seus funcionários e ainda projetar o crescimento do seu negócio.

Portanto, como forma de transformar o momento atual em uma possibilidade de concentração estratégica – e não isolamento social – iremos abordar mais a fundo o tema “mapeamento dos processos financeiros”, revelando como a plena organização das suas finanças pode ser capaz de manter a sua empresa em pé – e ainda garantir mais lucros ao seu empreendimento de prestação de serviços – contando com um efetivo planejamento e uma excelente execução das suas metas, por meio do BPO Financeiro.

Sendo assim, se você deseja manter a sua empresa viva, saudável e forte, contando com um diagnóstico preciso – e tendo o auxílio de verdadeiros doutores das suas finanças – continue conosco e descubra como o mapeamento dos processos financeiros é a chave para manter o seu negócio no mercado, com consciência estratégica!

Mapeamento dos Processos Financeiros – O diagnóstico preciso que pode salvar a vida da sua empresa!

A técnica de mapeamento dos processos financeiros tem como objetivo identificar problemas – ou, como costumamos chamar, “gargalos” – na gestão das suas finanças e, por meio dessa identificação, determinar as melhores ações a serem tomadas para a otimização da solução desse gargalo e, assim, evitar que ele se repita.

Mas, caso não tenha ficado claro, não se preocupe, pois iremos te explicar, agora, qual o passo a passo para implementar esta técnica em sua gestão financeira. Confira:

Análise do Fluxo Financeiro Atual

Nesta primeira etapa é muito importante não confundir fluxo de caixa com fluxo financeiro, uma vez que ambos terão funções e finalidades diferentes.

Enquanto o fluxo de caixa se preocupa em cuidar do acompanhamento de receitas e despesas da sua empresa de prestação de serviços, o fluxo financeiro busca entender a gestão do seu capital e do seu montante.

Dessa forma, o primeiro passo para a realização de um efetivo mapeamento dos processos financeiros se dá pela identificação do seu fluxo financeiro, onde será necessário entender:

  • Quais são as suas fontes de renda e onde elas são aplicadas;
  • Quais são suas despesas e porque elas são necessárias ao seu negócio;
  • Qual o seu lucro e como otimizá-lo.

Sendo que, para essa atividade, o fluxo de caixa será muito útil.

Identificação do Problema Financeiro

Feita a primeira análise do seu fluxo financeiro, é preciso identificar os gargalos da sua operação e, assim, diminuí-los a ponto de evitar furos financeiros e manter as contas sob o seu controle.

Dessa forma, por meio de uma visão completa e detalhada sobre o fluxo de caixa, é possível entender o seu fluxo financeiro e, assim, identificar: 

  • Contas “caras demais” – gastos necessários, mas que estão consumindo um valor elevado das suas finanças;
  • Serviços “mal contratados” – ou seja, que não justificam o seu investimento;
  • Rendimentos ‘insuficientes” – podem ser causados por uma precificação de serviços errada ou então pela falta de clientes; entre demais gargalos a serem corrigidos.

A melhor solução para uma identificação precisa dos problemas do seu mapeamento dos processos financeiros é contar com um detalhado levantamento de dados.

Levantamento de Dados

Portanto, como citado, para que o mapeamento dos processos financeiros ofereça resultados transformadores à sua gestão e, assim, mantenha a sua empresa viva em meio à crise, é preciso contar com um eficiente levantamento de dados.

Nesse ponto, podemos destacar todo o potencial que o BPO Financeiro pode trazer ao seu negócio, uma vez que, com o auxílio de uma empresa especialista em terceirização da gestão financeira, você terá uma nova perspectiva sobre o seu processo de tomadas de decisão e análise dos resultados.

Contudo, iremos nos aprofundar nesse assunto mais para frente, por enquanto, continuemos entendendo como implantar o mapeamento dos processos financeiros em sua empresa, para que, assim, você possa se manter seguro e lucrando durante a pandemia causada pelo novo Coronavírus.

Desse modo, para que os problemas identificados possam ser validados e corrigidos, é preciso que você confronte suas hipóteses de gargalos encontrados com os resultados apresentados pela própria empresa e, dessa forma, consiga analisar de maneira mais detalhada as suas causas, os principais fatores que a influenciam e quais as possíveis saídas para a redução ou eliminação de tais problema.

Limitações, Projeções e Metas

Levantadas, junto à sua gestão, as melhores alternativas para solução de tal problema financeiro, é preciso agora “dar nome aos bois”.

Sendo assim, primeiro, identifique quais são as suas limitações atuais, que podem ser barreiras para a conquista dos seus objetivos financeiros, e tendo ciência delas, comece a determinar prazos, responsáveis e metas a serem cumpridas para realização do objetivo proposto.

Importante! Por mais realistas que sejam as suas novas projeções, é necessário se manter em constante atualização da realização das tarefas, uma vez que imprevistos podem surgir ao longo do processo – e sempre surgem – e você precise tornar algumas ações mais flexíveis.

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Teste e Implantação

O nosso próximo passo para a correta aplicação do mapeamento dos processos financeiros em sua empresa de prestação de serviços é o teste e a implantação das medidas que foram propostas em nossas etapas anteriores.

Sendo assim, seguidas todas as metas, este é o momento pós-aplicação, onde é preciso entender como a sua empresa reagiu a tal medida.

Um exemplo prático do que vimos até aqui

Utilizando um exemplo mais prático, vamos supor que você analisou o seu fluxo financeiro e identificou como problema que seu negócio gasta muito com uma plataforma de indicações de clientes. Após essa análise, você solicitou ao seu setor contábil ou – preferencialmente – a uma empresa de BPO Financeiro para que realizasse um levantamento dos seus dados, buscando entender quais eram os gastos exatos que essa plataforma trazia ao seu negócio e quais foram os rendimentos que ela proporcionou.

Com base nesse levantamento, você descobriu que – infelizmente – o valor pago por mês não compensa a quantidade de clientes indicados e a quantidade de renda que eles te geram.

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Sendo assim, algumas limitações foram impostas pela gestão, como o capital de giro atual e a taxa de rescisão de contrato com a plataforma.

Desse modo, as metas levantadas foram:

  • A redução do plano atual para um de nível mais básico, para o próximo mês; e
  • A busca por um representante comercial ou empresa de representação, até julho de 2020, que é quando a carência do contrato atual termina.

Realizadas tais metas, que forma atribuídas a responsáveis, com um maior detalhamento, é chegado o momento de avaliar os impactos das suas ações em sua gestão.

Esse teste deve durar, em média, seis meses, assim, é possível saber se os resultados gerados são positivos ou negativos, se comparados ao anteriores, e só então a diretoria irá romper ou não com a empresa de indicações atual.

É claro que esse é um exemplo a longo prazo, onde várias outras medidas são necessárias para que sua análise seja mais precisa, mas todas contidas dentro desses passos.

Seja assertivo em suas decisões

Contudo, para que você tenha maior precisão em suas tomadas de decisão, sejam elas pensadas a longo ou a curto prazo, é preciso acompanhar as KPIs do seu negócio, e é o que veremos no próximo passo!

Análise e Acompanhamento das KPIs

Durante a realização dos testes e da implantação das suas medidas, estabelecidas em suas metas, no mapeamento dos processos financeiros da sua empresa de prestação de serviços, é preciso se atentar às KPIs das suas finanças.

O que são KPIs

Key Performance Indicator – ou, no bom e velho português, Indicador-Chave de Desempenho – é uma métrica utilizada para acompanhar o desenvolvimento de determinado setor ou atividade em sua empresa.

Quando falamos de KPIs financeiras, utilizando cálculos e tendo como base os seus dados financeiros, se torna possível saber, ao longo de um período, se a sua empresa está tendo resultados positivos ou negativos no critério avaliado.

Sendo assim, confira alguns exemplos de KPIs financeiras que podemos ser avaliadas pela sua gestão e como calculá-las:

Exemplos de KPIs financeiras
Lucratividade

Essa KPI se destina a entender o lucro do seu negócio em determinado período de análise. Seu cálculo se dá da seguinte forma:

(Lucro Líquido / Receita Bruta) * 100 = Lucratividade (%)

Ticket Médio

Já esta KPI é utilizada no mapeamento dos processos financeiros para identificar o valor médio obtido com as vendas realizadas por sua empresa. Seu cálculo se dá da seguinte forma:

Faturamento Bruto / Total de Vendas = Ticket Médio

Margem de Contribuição

A margem de contribuição, por sua vez, no mapeamento dos processos financeiros, é utilizada para saber quanto de lucro cada venda proporcionou ao seu negócio. Seu cálculo se dá da seguinte forma:

Valor da Vendas – (Custos Variáveis + Despesas Variáveis) = Margem de Contribuição

Ponto de Equilíbrio

Por fim, nosso último exemplo de KPI é a de Ponto de Equilíbrio, onde, por meio do seu cálculo, é possível saber quanto é preciso faturar para pagar todas as suas despesas e, a partir daí, garantir o lucro do seu negócio.

Seu cálculo se dá da seguinte forma:

Despesas / Porcentagem da Margem de Contribuição = Ponto de Equilíbrio

É importante ressaltar que existem muitas outras KPIs que podem ser utilizadas durante o processo de controle do mapeamento dos processos financeiros. A melhor decisão é contar com o auxílio de uma empresa especializada em BPO Financeiro para te auxiliar!

O papel do BPO Financeiro no mapeamento dos processos financeiros

Como citado, o BPO Financeiro é muito importante para o sucesso da sua empresa, quando falamos de finanças.

Isso se dá porque, por meio de uma empresa terceirizada, especializada na gestão dos processos financeiros – que é a própria definição do BPO Financeiro – você terá uma gestão muito mais assertiva, centrada na maximização dos seus lucros.

É sempre bom lembrar que o momento atual exige cuidado, e muitas empresa estão realmente doentes, pela falta de uma gestão financeira eficiente. E, justamente por isso, contar com os serviços do BPO Financeiro, ainda mais durante o processo de mapeamento dos processos financeiros, é tão importante.

Como já destacamos, toda empresa é um organismo vivo, composto por muitos outros que dependem dela para sobreviver, e a pandemia atual pode afetá-las sim, sem a devida administração.

Portanto, como forma de manter o seu negócio sempre saudável, independente do momento pelo qual estamos passando, nós, da Near You, estaremos sempre próximos de você – não fisicamente – mas trabalhando com muita cautela, responsabilidade e precisão para que você possa manter a sua empresa viva, forte e saudável, assim como todos que dependem dela.

Portanto, se deseja ter o apoio necessário para implementar o mapeamento dos processos financeiros em seu negócio, ainda hoje, com o auxílio de uma empresa especializada em BPO Financeiro para prestadores de serviços – contadores, advogados, manutenção, profissionais de TI e por aí vai… – acesse agora mesmo a nossa página: Terceirização de Serviços Financeiros – BPO Controladoria Financeira e descubra tudo o que podemos fazer pelo seu negócio!

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